Compliance bei Vossloh

Compliance als Gesamtheit der konzernweiten Maßnahmen zur Einhaltung von Recht und Gesetz und unternehmensinternen Richtlinien ist bei Vossloh eine wesentliche Leitungs- und Überwachungsaufgabe. Nachhaltiges wirtschaftliches, soziales und ökologisches Handeln ist für Vossloh ein unverzichtbares Element der unternehmerischen Kultur. In der Kompetenz, Qualität und Innovationskraft des Unternehmens sowie im langjährigen Vertrauen seiner Geschäftspartner sieht Vossloh die Grundlagen für eine weitere erfolgreiche Entwicklung. Unabdingbare Voraussetzung dafür ist die Integrität im Umgang mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Aktionären und der Öffentlichkeit.

Der Vorstand der Vossloh AG hat sein Prinzip der „Zero Tolerance“ bei Verstößen gegen Recht und Gesetz unmissverständlich zum Ausdruck gebracht ( Mission Statement ). Fehlverhalten wird im Rahmen der jeweils geltenden Vorschriften konsequent verfolgt.

Um ein einheitliches vorbildliches Auftreten zu gewährleisten, gilt seit 2007 für den gesamten Konzern und sämtliche Mitarbeiter ein Verhaltenskodex. Zusammen mit seinen ebenfalls konzernweit geltenden ergänzenden Richtlinien steht allen Mitarbeitern damit ein Regelwerk zur Verfügung, das zusätzlich zu den gesetzlichen Vorgaben verbindliche Leitlinien und Maßstäbe für alle Mitarbeiter von Vossloh setzt. Hinweise zu typischen Situationen geben zudem den Mitarbeitern Hilfestellungen für korrektes und integres Verhalten bei der täglichen Arbeit.

Die Compliance-Richtlinien sind in 15 Sprachen erschienen und an alle Mitarbeiter im Vossloh-Konzern weltweit verteilt worden. Alle Mitarbeiter mit Außenkontakt werden zudem in regelmäßigen Präsenzveranstaltungen und in elektronischen Schulungen (sogenannten E-Learning-Programmen) unterwiesen. Länderspezifische Besonderheiten werden durch ergänzende Richtlinien erfasst, die jedoch immer auf den allgemeingültigen Richtlinien des Vossloh-Konzerns als Mindeststandards aufsetzen. Compliance als nachhaltigen Wert in die Konzernstruktur hinein zu vermitteln und zu verankern, ist neben dem Vorstand, den Geschäftsführungen und den Führungskräften Aufgabe der Compliance-Organisation. Sie stellt sicher, dass das Compliance-Programm konzernweit umgesetzt wird.

Der Vossloh-Konzern besitzt eine angemessene Compliance-Organisation, bestehend aus einem Chief Compliance Officer und Mitarbeitern auf Ebene der Vossloh AG sowie weiteren internen, zu lokalen Compliance Officern ernannten Führungskräften in den Konzerngesellschaften. Diese stehen ihren Kolleginnen und Kollegen zu Fragen des richtigen Verhaltens beratend zur Verfügung. Die Compliance Officer berichten regelmäßig an das auf der Ebene der Vossloh AG eingerichtete zentrale Compliance Committee. Dieses Gremium beobachtet fortlaufend Weiterentwicklungen und Veränderungen in der Risikostruktur und passt die internen Richtlinien zur Sicherstellung der Compliance entsprechend an. Chief Compliance Officer und Compliance Committee nehmen darüber hinaus regelmäßig anlassunabhängige Audits vor, um, zumeist mit externen Wirtschaftsprüfern, die Wirksamkeit und Effektivität des Compliance-Systems zu überprüfen, neue und geänderte Risiken sowie etwaige Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Der Chief Compliance Officer berichtet regelmäßig an Vorstand und Aufsichtsrat sowie den für Compliance zuständigen Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats.

Daneben hat Vossloh gemeinsam mit einer internationalen Rechtsanwaltskanzlei weltweit sogenannte Ombudspersonen benannt, die Ansprechpartner für Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße sind. Es werden weitgehend die im Vossloh-Konzern gesprochenen Sprachen abgedeckt. Damit haben die Vossloh-Mitarbeiter sowie externe Hinweisgeber die Möglichkeit, sich in ihrer Muttersprache an die Ombudspersonen zu wenden. Die Ombudspersonen sind gehalten, den Sachverhalt so weit vorzuklären, dass dem Hinweis nachgegangen werden kann. Für die Mitarbeiter oder externen Hinweisgeber besteht so die Möglichkeit, dass ihre Namen gegenüber der jeweiligen Gesellschaft anonym bleiben können, aber dennoch eine effiziente und erfolgreiche Aufklärung des Sachverhaltes ermöglicht wird.