Informations sur la protection des données - Processus de candidature

Nous sommes ravis que vous souhaitiez postuler ou que vous ayez postulé pour un poste au sein de notre entreprise. Ces informations sur la protection des données décrivent la manière dont le groupe Vossloh traite vos données personnelles dans le cadre de votre candidature, conformément à la réglementation européenne applicable en matière de protection des données.

Ces informations sur la protection des données s'appliquent au traitement des données personnelles des candidats (personnes concernées par le traitement des données, "vous", "votre") lors de l'utilisation de la plateforme de recrutement en ligne du groupe Vossloh et dans le cas de candidatures par e-mail ou par courrier. Vous trouverez de plus amples informations sur le traitement de vos données personnelles dans les différentes offres d'emploi.

I. Responsable du traitement de vos données personnelles, coordonnées du délégué à la protection des données

1. Responsables de traitement

Les responsables du traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la procédure de candidature sont, au sens de la loi sur la protection des données, les sociétés du groupe Vossloh qui sont désignées dans l'offre d'emploi en tant qu'entités en charge de l'annonce.

Vous trouverez de plus amples informations sur les sociétés de notre groupe, les coordonnées des représentants autorisés et d'autres informations de contact aux adresses suivantes : https://www.vossloh.com/fr/imprint/ et à l'adresse https://www.vossloh.com/fr/entreprise/vossloh-dans-le-monde/.

2. Délégué à la protection des données

Si vous avez des questions sur le traitement de vos données personnelles par nos soins ou sur la protection des données en général, veuillez contacter le délégué à la protection des données compétent.

Le délégué à la protection des données de Vossloh Aktiengesellschaft et des sociétés du groupe énumérées ci-dessous est le Dr. Stefan Drewes, Vosslohstraße 4, 58791 Werdohl (Allemagne), datenschutzbeauftragter@vossloh.com. Si vous le souhaitez, veillez à indiquer que votre demande de renseignements est "personnelle/confidentielle".

• Vossloh Fastening Systems GmbH
• Vossloh Laeis GmbH
• Vossloh RailWatch GmbH

Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de Vossloh Rail Services GmbH et des filiales suivantes aux coordonnées suivantes: Vossloh Rail Services GmbH, c/o Datenschutzbeauftragter, Hannoversche Straße 10, D-21079 Hamburg, datenschutz.lifecyclesolutions@vossloh.com . Si vous le souhaitez, veillez à indiquer que votre demande de renseignements est "personnelle/confidentielle".

• Vossloh Rail Services Deutschland GmbH
• Vossloh Rail Services International GmbH
• Vossloh Rail Inspection GmbH

Le délégué à la protection des données de Vossloh Cogifer SA est Eric Barbry, 23 rue François Jacob, FR-92565 Rueil-Malmaison, ebarbry@racine.eu. Si vous le souhaitez, veillez à indiquer que votre demande de renseignements est "personnelle/confidentielle".

II. Finalités du traitement, base légale et catégories de données à caractère personnel

1. Examen de la demande

a. Finalités générales du traitement et catégories de données traitées

Nous traitons les données que vous nous avez fournies dans le cadre de votre candidature afin d'examiner votre aptitude à occuper le poste et de mener à bien la procédure de candidature. Ce traitement s'applique également aux informations ajoutées au cours de la procédure de candidature, par exemple dans le cadre de questions de suivi et de documents soumis ultérieurement. En outre, nous traitons les informations fournies durant le processus de candidature, par exemple lors d'entretiens téléphoniques, ou en présentiel ou dans le cadre d'un salon de l'emploi. Dans certains cas individuels, nous pouvons organiser et mener à bien des Assessments Center(tests et entretiens de sélection) afin de vérifier spécifiquement votre aptitude à occuper le poste visé, ce dont nous vous informerons séparément.

Nous traitons généralement les catégories de données suivantes dans le cadre du processus de candidature :

• Informations d‘identification (nom, prénom et date de naissance) ;
• Coordonnées (adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, etc.) ;
• Données relatives à la candidature, telles que le CV, la lettre de motivation, la photo, les diplômes, les lettres de recommandation et autres informations et données que vous nous fourniriez en plusou que vous nous communiqueriez lors des entretiens d'embauche.
• Nationalité, permis de travail, données sur l'aptitude physique ;
• Si vous souhaitez bénéficier des droits accordés aux personnes en situation de handicap durant la procédure de candidature, vous pouvez indiquer votre situation de handicap.

Dès réception de votre candidature, les données vous concernant seront examinées par le département des ressources humaines de l'entreprise qui recrute. Les candidatures sélectionnées seront ensuite mises à la disposition des responsables du service en charge du poste vacant concerné afin d'évaluer dans quelle mesure vous êtes apte à occuper le poste en question.

Les données relatives à votre candidature ne seront transmises àd‘autres que la société qui a publié l'annonce que si cela est absolument nécessaire pour examiner votre candidature et en cas de recrutement, ce dont nous vous informerons séparément, ou si vous avez consenti au transfert, voir la section 7.

En outre, le comité d'entreprise et le représentant des travailleurs en situation de handicap peuvent, le cas échéant, également être impliqués dans le pourvoi des postes vacants. L'accès est limité dans la mesure exigée par la loi.

b. Base légale

La base légale du traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la procédure de candidature est principalement fondée sur l'art. 6 para. 1 phrase 1 petit. b du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cette disposition autorise le traitement des données nécessaires à la décision d'établir une relation de travail

En outre, les données à caractère personnel peuvent être traitées sur la base de l'art. 6 para. 1 phrase 1 petit. f du RGPD, dans la mesure où cela est nécessaire à la poursuite des intérêts légitimes. En règle générale, nos intérêts légitimes consistent à pouvoir concevoir et optimiser plus efficacement le processus de candidature ou à obtenir des informations supplémentaires sur les candidats qui sont pertinentes pour le poste. De plus, nous traitons vos données à caractère personnel en raison d'obligations légales sur le fondement de l'art. 6 para. 1 phrase 1 petit. c du RGPD en lien avec l'obligation légale pertinente. De plus amples informations à ce sujet sont fournies ci-dessous.

Dans la mesure où des catégories particulières de données à caractère personnel sont traitées conformément à l'art. 9 para. 1 du RGPD, elles servent à l'exercice des droits ou au respect des obligations légales en matière de droit du travail, de droit de la sécurité sociale et de protection sociale (par exemple, l'information du représentant des personnes en situation de handicap) dans le cadre de la procédure de candidature. Ce traitement est fondé sur l'art. 6 para. 1 phrase 1 petit. b ; Art. 9 para. 2 petit. b.

Un examen médical est requis pour l’exercice de certains postes. Dans ce contexte, nous recevons et traitons uniquement les informations relatives à l'aptitude ou à l'inaptitude du candidat. La base juridique du traitement est l'art. 6 para. 1 phrase 1 petit. b ; Art. 9 para. 2 petit. b du RGPD.

2. Gestion des candidatures, de l'inscription et de l'utilisation de la plateforme de recrutement

Nous gérons les candidatures entrantes à l'aide du logiciel Workday, qui est également utilisé pour gérer la plateforme de recrutement en ligne. Les candidatures qui ne nous parviennent pas via la plateforme de recrutement en ligne sont saisies dans l‘application immédiatement après leur réception par les recruteurs du département des ressources humaines de la société du groupe qui a publié le poste vacant. La base juridique de cette procédure est l'art. 6 para. 1 phrase 1 petit f du RGPD fondée sur notre intérêt légitime à rendre le pvertu du rocessus de candidature plus efficace en accélérant les processus.

Le fournisseur du logiciel Workday Limited (Irlande) traite les données à caractère personnel uniquement pour notre compte. Si Workday Limited fait appel à des sociétés affiliées en tant que sous-traitants dans des pays tiers, les Règles d’Entreprises Contraignantes (Art. 47 du RGPD), les Clauses Contractuelles Types de la décision UE/2021/914 de la Commission (Art. 46 du RGPD) et, si les sociétés sont situées aux États-Unis, les certifications des sociétés américaines de Workday en vertu du cadre UE-États-Unis de protection des données (fondée sur la décision d'adéquation UE/2023/1795, Art. 45 du RGPD) garantissent le maintien d'un niveau de protection des données correspondant aux normes de l'Union européenne.

a. Utilisation de la plateforme de recrutement en ligne

Nous mettons à votre disposition, via notre site web, une plateforme de recrutement en ligne que vous pouvez utiliser pour postuler chez nous. La plateforme de recrutement en ligne est utilisée pour demander les informations nécessaires à votre candidature. Les champs prévus à cet effet sont marqués d'un astérisque rouge comme étant "obligatoires". Vous pouvez également fournir des informations complémentaires sur une base volontaire.

Vous pouvez créer un compte d'utilisateur sur notre plateforme de recrutement en ligne pour soumettre et gérer votre candidature et mener à bien le processus de candidature, y compris la communication, via la plateforme de recrutement en ligne et recevoir des suggestions de postes vacants appropriés. Pour vous inscrire, vous devez saisir une adresse électronique et un mot de passe, qui seront stockés sous forme cryptée par notre prestataire de services. Si vous avez créé un compte d'utilisateur et que vous vous y êtes connecté, certaines données de votre profil peuvent être utilisées si vous souhaitez postuler à d'autres postes. Lorsque vous êtes connecté, vous pouvez également consulter le statut de votre candidature, compléter les informations que vous avez déjà fournies et retirer vos candidatures. Vous avez également la possibilité de supprimer toutes les données, y compris vos candidatures. Lorsque vous supprimez vos données, vous retirez également vos candidatures en cours. La base légale pour la création d'un compte d'utilisateur est l'art. 6 al. 1 phrase 1 petit b du RGPD. Il n'est pas nécessaire de créer un compte d'utilisateur pour participer au processus de candidature.

b. Eléments techniques relatifs à la plateforme de recrutement en ligne

Lorsque vous accédez à notre plateforme de recrutement, des informations techniques sont échangées entre les serveurs sur lesquels notre plateforme de recrutement est exploitée et votre appareil final (ordinateur, tablette, téléphone portable). Les données suivantes sont transmises par votre navigateur et traitées par nos serveurs :

• Date et heure de la demande
• Adresse IP
• Demande d‘informations etadresse du fichier cible
• Nom du fichier récupéré
• Volume de données transférées et état de l'accès (transfert de fichier, fichier non trouvé, etc.)
• Message indiquant si l'accès / l'extraction a réussi
• Site web visité précédemment (référent)
• Navigateur utilisé, paramètres spécifiques du navigateur système d'exploitation utilisé

A chaque fois qu'un fichier est consulté ou récupéré, les données relatives à ce processus sont également stockées temporairement dans un fichier journal. Le fichier journal est conservé pendant une période de 30 jours et est ensuite automatiquement effacé. La base légale du stockage de ces informations est l'art. 6 para. 1 phrase 1 petit f du RGPD (intérêts légitimes : Assurer la sécurité informatique, la défense et l'application de la loi).

Toutes les données personnelles transmises via la plateforme de recrutement en ligne sont transférées à l'aide de protocoles de cryptage de transport standard (SSL/TLS, reconnaissables à la mention "https" dans la barre d'adresse de votre navigateur).

Des cookies sont utilisés lors de l'utilisation de la plateforme de recrutement en ligne. Il s'agit de petits fichiers texte qui sont stockés dans la mémoire de votre appareil et qui peuvent être lus à partir de celui-ci. Les cookies utilisés sont absolument nécessaires pour mettre la plateforme de recrutement à votre disposition.

3. Contrôle préalable à l'embauche ("CPE" ou vérification des antécédents)

Dans certains cas, ou si le poste pour lequel vous postulez implique l'exécution de tâches hautement confidentielles ou une responsabilité personnelle et/ou financière, il peut être nécessaire de collecter et de traiter vos données de manière plus approfondie à des fins de prévention de la fraude, de protection de la réputation et du savoir-faire et de respect des exigences internationales en matière de conformité.

Afin de garantir la protection des données, ce traitement supplémentaire des données n'est effectué qu'à la fin de la procédure de candidature. Si le poste pour lequel vous postulez ou votre candidature sont affectés par ce traitement supplémentaire de données, nous vous en informerons séparément avant le début du CPE. Vous pouvez refuser le traitement des données dans le cadre du CPE ou vous y opposer à tout moment. Dans ce cas, il se peut toutefois que nous ne soyons pas en mesure de prendre en considération votre candidature pour le poste auquel vous avez postulé.

4. Vérification des listes de terroristes et de sanctions

Les noms et dates de naissance des candidats sont vérifiés par rapport aux listes de sanctions pertinentes, telles que les listes anticorruption, les listes de surveillance, les listes de terroristes et les listes d'embargos. Le traitement est fondé sur des intérêts légitimes visant à protéger la propriété et les secrets d'affaires. Il peut être nécessaire d'effectuer en plus une vérification pour remplir certaines obligations légales, art. 6 para. 1 phrase 1 petit c du RGPD en lien avec les règlements de l'UE 881/2002 et 2580/2001.

5. Remboursement des frais de déplacement

S’il y a des frais de déplacement à rembourser par Vossloh, le traitement des données liées au règlement se fonde sur l'article 6, al. 1 phrase 1 lB et c du RGPD en lien avec les réglementations nationales applicables (veuillez spécifier).

6. Défense juridique et poursuites judiciaires

Les données des candidats que nous n'embauchons pas seront supprimées sur la base de nos intérêts légitimes (défense et application des droits légaux) régulièrement 6 mois après la fin du processus de candidature, à moins que vous n'ayez consenti à une période de stockage plus longue. Si vous retirez votre candidature vos documents de candidature seront immédiatement supprimés. Pendant une période de 6 mois à compter de la fin de la procédure de candidature, nous conserverons votre notification de retrait de candidature sur la base de nos intérêts légitimes (défense en cas d’actions en justice). Nous pouvons également transférer vos données personnelles à des consultants externes tels que des conseillers fiscaux, des avocats ou des experts-comptables, aux fins susmentionnées. La base légale est l'art. 6 para. 1 phrase 1 petit f du RGPD (intérêts légitimes : défense et exécution des demandes en justice).

7. Réserve de talents

Avec votre accord, nous ajouterons les données relatives à votre candidature à notre réserve de talents afin de pouvoir prendre en considération votre candidature pour des postes vacants ultérieurs. Les personnes chargées de pourvoir d'autres postes y auront également accès. Outre la société du groupe auprès de laquelle vous avez postulé, les services des ressources humaines d'autres sociétés du groupe peuvent accéder à vos données de candidature aux fins décrites ci-dessus, pour autant que vous y ayez consenti. Les données stockées dans la réserve de talents seront supprimées si vous retirez votre consentement, et au plus tard après trois ans. La base légale est votre consentement, qui peut être retiré à tout moment avec effet pour l'avenir, art. 6 para. 1 phrase 1 petit a du RGPD. Si vous consentez au transfert à des sociétés du groupe établies dans des pays tiers, la base légale du transfert est l'art. 49 para. 1 Petit a du RGPD. Nous tenons également à souligner que ces sociétés se sont engagées à maintenir un niveau européen de protection des données au moyen des Clauses Contractuelles Types, article 46 du RGPD en lien avec la décision d’exécution (UE) 2021/914 de la Commission du 4 juin.

8. Le Traitement en cas d'offre d'emploi

Si une relation de travail doit être établie, les données que vous nous fournissez dans le cadre de la procédure de candidature et, le cas échéant, le rapport CPE seront transférés dans votre dossier personnel et traités aux fins de la mise en œuvre de la relation de travail. Il peut également vous être demandé de fournir d'autres documents par l'intermédiaire de la plateforme de recrutement en ligne. Nous vous informerons séparément de tout traitement ultérieur de vos données lors de la collecte de données dans le cadre du processus d'embauche. La base légale est l'art. 6 para. 1 phrase 1 petit b du RGPD.

9. Rapports

Afin de pouvoir publier plus efficacement les offres d'emploi chez Vossloh, nous recueillons au cours du processus de candidature et sur la base du volontariat, des données sur la manière dont vous avez eu connaissance de nos offres d'emploi. La base légale de cette collecte est votre consentement, qui peut être révoqué avec effet pour l'avenir, art. 6 para. 1 phrase 1 petit a du RGPD.

Nous traitons les délais de réception des candidatures liés à un poste afin de déterminer le nombre de candidatures par poste et le temps nécessaire pour pourvoir les postes vacants. Les rapports créés à cette fin ne contiennent que des données agrégées qui ne sont pas personnellement identifiables. La base légaleest l'art. 6 para. 1 phrase 1 petit f du RGPD (intérêt légitime : Amélioration des processus de recrutement de manière efficace).

III. Destinataires des données, transferts vers des pays tiers

Les destinataires de vos données personnelles peuvent être

• d'autres sociétés du groupe, à condition que vous ayez consenti au transfert ou que le poste annoncé ait une dimension à l'échelle du groupe. Nous vous en informerons séparément.
• Fournisseurs de logiciels de gestion des ressources humaines (voir section II, 2), autorités, chambres de commerce et d'industrie, prestataires de services de traduction, agences de recrutement et prestataires de services pour l'exécution des CPE.
• Les transferts vers des pays tiers n'ont pas lieu, sauf si nous vous le signalons.

Vossloh AG peut être engagée par la société du groupe publiant l'offre d'emploi en tant que sous-traitant, en particulier pour la mise à disposition de la plateforme de recrutement en ligne. Dans ce cas, Vossloh AG traite vos données personnelles selon les instructions de la société du groupe qui publie l'offre d'emploi.

En outre, nous pouvons transférer vos données à caractère personnel à d'autres destinataires si vous avez consenti au transfert ou en raison d'une obligation légale, d'une ordonnance d'un tribunal ou pour les enquêtes du ministère public ou d'autres procédures auprès des autorités, à condition que nous soyons légalement tenus de le faire. La base légale est l'art. 6 para. 1 phrase 1 petit c du RGPD en lien avec l'obligation légale ou la base d'autorisation applicable dans le cas individuel.

Nous pouvons également transférer vos données à caractère personnel à des consultants externes tels que des conseillers fiscaux, des avocats ou des experts-comptables aux fins et sur la base légale spécifiées à la section I, 6.

IV. Origine des données

En règle générale, nous obtenons vos données personnelles directement auprès de vous. Pour pourvoir les postes vacants, nous recherchons aussi activement des candidats appropriés en ligne sur les réseaux professionnels et d'autres sources librement accessibles avec une référence professionnelle claire. Dans ce contexte, nous n'utilisons que les données accessibles au public à partir des sources susmentionnées et qui sont absolument nécessaires à la vérification et à la prise de contact. Nous pouvons également recevoir des données de candidature de la part de consultants en recrutement ou d'agences de recrutement. La base juridique est l'art. 6 para. 1 phrase 1 petit f du RGPD. Notre intérêt légitime est de pourvoir rapidement les postes vacants avec des candidats appropriés.

V. Pas d'obligation de fournir des données personnelles ; pas de prise de décision entièrement automatisée

La fourniture de données à caractère personnel n'est pas requise légalement ni contractuellement. Toutefois, la fourniture de données à caractère personnel est nécessaire pour le processus de candidature. Cela signifie que si vous ne nous fournissez pas de données personnelles lors de votre candidature, nous ne pourrons pas mener à bien le processus de candidature et nous ne pourrons pas vous prendre en considération à l'avenir.

Il n’y a pas de prise de décision entièrement automatisée - y compris de profilage - au sens de l'art. 22 du RGPD.

VI. Vos droits en tant que "personne concernée"

Chaque personne concernée a les droits suivants :

• Droit d'accès (article 15 du RGPD)
• Droit de rectification des données incorrectes (article 16 du RGPD)
• Droit à l'effacement (article 17 du RGPD)
• Droit à la limitation du traitement des données à caractère personnel (article 18 du RGPD)
• Droit à la portabilité des données (article 20 du RGPD)
• Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données (article 77 du RGPD).

Chaque personne concernée dispose d'un droit général d'opposition (voir l'article 21, paragraphe 1, du RGPD). Dans ce cas, l'opposition au traitement des données doit être justifiée. Veuillez noter qu'il se peut que nous ne soyons pas en mesure de poursuivre le processus de candidature si vous vous opposez au traitement.

Si le traitement des données est fondé sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment avec effet pour l'avenir. Le retrait du consentement n'affecte pas la légalité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.

Pour exercer vos droits en tant que personne concernée, veuillez contacter le département des ressources humaines.

Werdohl, avril 2025