Unternehmensethik und Menschenrechte

Im Folgenden werden die nichtfinanziellen Sachverhalte und Aspekte Corporate Governance, Compliance, insbesondere Bekämpfung von Korruption und Bestechung, kartellrechtskonformes Verhalten sowie Achtung der Menschenrechte erläutert. Allen vorgenannten Punkten sind Verantwortung und Risikominimierung gemein.

Vossloh trägt als global tätiges Unternehmen mit einer mehr als 135-jährigen Tradition gesellschaftliche Verantwortung gegenüber Kunden, Mitarbeitenden, Partnern, Kapitalgebern und der Öffentlichkeit. Aus dieser Verantwortung leitet Vossloh den Anspruch ab, dass sich das Unternehmen und seine Mitarbeitenden jederzeit und überall an geltende Gesetze halten, ethische Grundwerte respektieren und vorbildlich handeln. Dieser Anspruch ist im Vossloh Code of Conduct schriftlich fixiert. Der Code of Conduct, den alle Mitarbeitenden beim Eintritt ins Unternehmen unterzeichnen, soll ihnen helfen, dieser Verantwortung gerecht zu werden.

Good Corporate Governance

Als deutsche Aktiengesellschaft besitzt die Vossloh AG eine dualistische Leitungs- und Überwachungsstruktur, die sich in den beiden Organen Vorstand und Aufsichtsrat widerspiegelt. Beide Organe sind dem Wohl des Unternehmens und den Interessen der Aktionäre verpflichtet. Die Hauptversammlung als drittes Organ ist für wesentliche Grundsatzentscheidungen der Gesellschaft zuständig (siehe zu diesem Abschnitt den Corporate-Governance-Bericht auf den Seiten 30).

Compliance mit gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben

Die Vermeidung von Gesetzesverstößen aller Art, insbesondere von Korruption und wettbewerbswidrigem Verhalten, ist ein zentrales Anliegen des Vorstands für die gesamte Vossloh Gruppe. Der Vorstand hat dies auch unmissverständlich in seinem Compliance Commitment zusammengefasst, in dem es unter anderem heißt: „Die Einhaltung von Recht und Gesetz hat absoluten Vorrang vor dem Abschluss eines Geschäfts oder dem Erreichen interner Zielvorgaben. Eher verzichten wir auf einen Auftrag, als Gesetze zu verletzen. Verstöße gegen Gesetze und unsere internen Richtlinien werden nicht toleriert und führen zu Sanktionen (Zero Tolerance).“ (Siehe www.vossloh.com >„Investor Relations“ > „Corporate Govenance“ >„ Compliance “.) Innerhalb des Vorstands führt der Chief Executive Officer (CEO) den Bereich Compliance.

Der Vorstand hat für den Vossloh Konzern ein Compliance-Management-System eingerichtet. Eine „Geschäftsordnung Compliance für den Vossloh Konzern“ regelt die Compliance-Organisation, die Aufgabenverteilung der Funktionsträger und die Berichtspflichten auf allen Unternehmensebenen. Die Compliance-Organisation besteht aus dem Chief Compliance Officer (unterstützt durch ein Compliance-Office), dem Group Compliance Committee auf Ebene der Vossloh AG, Compliance Officern und Compliance Committees in den Geschäftsfeldern sowie Local Compliance Officern in den operativen Gesellschaften.

Das Compliance-Management-System ist darauf ausgerichtet, Risiken für Compliance-Verstöße zu erkennen und sie durch geeignete Maßnahmen zu minimieren, um damit Schäden und Haftungsrisiken von Vossloh und den Unternehmensangehörigen abzuwenden. Im Rahmen einer im Jahr 2016 mit externer Unterstützung und zuletzt 2021 aktualisierten Risikobestandsaufnahme wurden Bestechung im geschäftlichen Verkehr sowie Verstöße gegen Wettbewerbsrecht als zentrale Compliance-Risiken identifiziert. Dies betrifft insbesondere den Vertrieb und alle vertriebsunterstützenden Aktivitäten unter Einbeziehung von Intermediären. Das Compliance-Management-System greift diese Risiken auf und minimiert sie durch geeignete Prozesse und Maßnahmen.

Basis des Compliance-Management-Systems von Vossloh ist seit 2007 der Vossloh Code of Conduct (Verhaltenskodex). Der Verhaltenskodex konkretisiert und präzisiert die Werte von Integrität und integrem Geschäftsgebaren und fasst sie in klare und einfache Regeln und Prinzipien. Er liegt gegenwärtig in 15 Sprachen vor und ist für alle Unternehmensangehörigen verbindlich. Er wurde zuletzt 2016 umfassend überarbeitet und weiterentwickelt. Es bestehen zudem Richtlinien zur Korruptionsprävention, zu kartellrechtskonformem Verhalten und zur Einschaltung von Intermediären sowie eine Datenschutzrichtlinie, eine Exportkontrollrichtlinie und eine Insiderrichtlinie (für weitere Informationen zu Compliance bei Vossloh siehe www.vossloh.com > „Investor Relations“ > „Corporate Governance“ > „Compliance“).

Compliance im Rahmen der geschäftlichen Aktivitäten ist Gegenstand regelmäßiger Präsenzschulungen in allen Vossloh Gesellschaften. Der Schulungsbedarf und die Teilnehmer werden auf Basis des Vossloh Compliance-Schulungskonzepts von den Compliance Officern der Geschäftsfelder und den Local Compliance Officern ermittelt und festgelegt. Das Compliance Office unter Leitung des Chief Compliance Officers hält durchgeführte Präsenzschulungen zentral nach. 2021 richtete Vossloh weltweit Compliance-Schulungen mit insgesamt 723 Teilnehmern aus (2020: 309).

Compliance-Schulungen finden zudem in Form eines E-Learnings statt, das Anfang 2021 in grundlegend aktualisierter Form neu ausgerollt wurde. Das Basismodul „Code of Conduct – Compliance-Grundlagen“ richtet sich an alle Mitarbeitenden mit Computerarbeitsplatz. Daneben gibt es zwei Module zu den Schwerpunkten Wettbewerbsrecht und Korruptionsprävention für sämtliche Führungskräfte und Mitarbeitende mit Außenkontakt. An den gleichen Adressatenkreis wendet sich das „Auffrischungs“-Modul zu Korruptionsprävention, Wettbewerbsrecht und Außenwirtschaftsrecht. Alle neuen Mitarbeitenden durchlaufen sukzessive das E-Learning-Programm. Die Local Compliance Officer halten die Teilnahme systematisch nach und mahnen sie bei Bedarf an. Die Schulungsquote betrug zum Stichtag 31. Dezember 2021 95,0 % (2020: 96,4 %).

Um die Einhaltung der Vorgaben des Compliance-Management-Systems in den einzelnen operativen Einheiten zu überprüfen, werden – zumeist mit Unterstützung externer Wirtschaftsprüfungsgesellschaften – Compliance-Audits durchgeführt. Sie erfolgen sowohl anlassbezogen als auch verdachtsunabhängig. 2021 wurden drei anlassunabhängige Compliance-Audits durchgeführt. Ferner werden Compliance-Themen auch im Rahmen der Internen Revision mitgeprüft. Das Unternehmen lässt sein Compliance-Management-System darüber hinaus regelmäßig durch externe Experten überprüfen und sich Empfehlungen für eine Weiterentwicklung und Verbesserung geben. Die bislang letzte Überprüfung erfolgte im Jahr 2017; der Prüfungsbericht ist auf der Internetseite www.vossloh.com > „Investor Relations“ > „Corporate Governance“ > „Compliance“ veröffentlicht. Soweit Feststellungen und Empfehlungen für die Compliance-Arbeit ausgesprochen wurden, wurden und werden sie im Zuge der kontinuierlichen Weiterentwicklung und Verbesserung des Compliance-Management-Systems umgesetzt. Im Jahr 2018 hatte Vossloh zudem mit externer Unterstützung eine Bestandsaufnahme und eine Umfrage unter 215 Führungskräften und weiteren Mitarbeitenden im Vossloh Konzern durchgeführt, die die Wirksamkeit des eingerichteten Compliance-Management-Systems sowie ein ausgeprägtes Bewusstsein und eine hohe Akzeptanz von Compliance in der Vossloh Gruppe bestätigt hat. Im Geschäftsjahr 2021 wurde mit Unterstützung einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft eine erneute konzernweite Compliance-Risikobestandsaufnahme durchgeführt. Gegenstand dieser Risikobestandsaufnahme war die konzernweite Ermittlung der Compliance-Risiken des Vossloh Konzerns in den Bereichen Kartellrecht, Korruptionsbekämpfung sowie Exportkontrolle unter Berücksichtigung bestehender Compliance-Regeln und -Maßnahmen. Die Angemessenheit des bestehenden Compliance-Management-Systems konnte dadurch insgesamt weiterhin bestätigt werden.

Zusammen mit einer internationalen Rechtsanwaltskanzlei hat Vossloh eine Whistleblower-Hotline eingerichtet. Neben der Möglichkeit der direkten Ansprache der Compliance Officer haben Unternehmensangehörige sowie externe Hinweisgeber auf diesem Weg die Möglichkeit, in ihrer Muttersprache einem unabhängigen, außenstehenden Ansprechpartner (Ombudsperson) Hinweise auf ein mögliches Fehlverhalten zu geben. Die Whistleblower-Hotline ist derzeit für 24 Länder eingerichtet, sodass die wesentlichen Regionen und die im Vossloh Konzern gesprochenen Sprachen weitgehend abgedeckt werden. 2021 wurden die Ombudspersonen dreimal kontaktiert (2020: fünfmal). Sämtliche daraus folgenden Ermittlungen hinsichtlich möglicher Compliance-Verstöße wurden abgeschlossen.

Vossloh hat ferner besondere Vorkehrungen getroffen, um die Beachtung außenwirtschaftsrechtlicher Vorschriften, insbesondere des Exportkontroll- und des Embargorechts, sicherzustellen. Über die Selbstverständlichkeit hinaus, dass anwendbare Rechtsvorschriften zu beachten sind, teilt Vossloh die mit dem Außenwirtschaftsrecht verfolgten sicherheitspolitischen Ziele, insbesondere die Stärkung internationaler Friedensbemühungen sowie die Nichtverbreitung von Massenvernichtungswaffen. Eine gruppenweit gültige Exportkontrollrichtlinie schafft auf Basis des geltenden Rechts für den gesamten Vossloh Konzern und alle Vossloh Mitarbeitenden einen verbindlichen Rahmen, um die Einhaltung der jeweils anwendbaren rechtlichen Vorgaben sicherzustellen. Die Rahmenvorgaben dieser Richtlinie werden durch weitergehende Vorschriften in Gestalt von Arbeits- und Organisationsanweisungen oder Prozessbeschreibungen ergänzt. Gemäß der Richtlinie ernennt jede operativ tätige Einheit einen Ausfuhrverantwortlichen und einen Trade Compliance Officer (TCO). In Zusammenarbeit mit den jeweiligen Personalabteilungen entwickeln sie Schulungskonzepte und sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden, die in außenwirtschaftlich relevanten Bereichen tätig sind, entsprechend geschult werden. Das zentrale Compliance-E-Learning-Tool von Vossloh enthält zudem das Modul „Außenwirtschaftsrecht“.

Der Vossloh Konzern erwartet auch von seinen Lieferanten und Dienstleistern ein regelkonformes Handeln und Verhalten, das Recht und Gesetz entspricht. Dies wird im Einzelfall sowie anlassbezogen geprüft und kontrolliert. Für die Zusammenarbeit mit Handelsvertretern, Agenten, Distributoren und Beratern im Vertriebsbereich gilt konzernweit verbindlich die „Richtlinie zur Einschaltung von Intermediären“. Deren Ziel ist es, dem Risiko unlauterer Praktiken durch beauftragte Dritte vorzubeugen und die Risiken für das Unternehmen und seine Unternehmensangehörigen zu minimieren.

Als Bestandteil seines Compliance-Management-Systems führt Vossloh ein gruppenweites Verbandsregister, das alle Unternehmens- und privaten Mitgliedschaften in Industrieverbänden erfasst. Die wichtigsten Mitgliedschaften der Vossloh AG sind:

  • Verband der Bahnindustrie in Deutschland e.V. (VDB)
  • Union des Industries Ferroviaires Européennes (UNIFE), Verband der europäischen Eisenbahnindustrie
  • Deutsches Verkehrsforum
  • Institut für Bahntechnik GmbH (IfB)
  • Allianz pro Schiene e.V.
  • Verband Deutscher Verkehrsunternehmen e.V. (VDV)

Vossloh tätigt keine Spenden an politische Parteien oder ähnliche Institutionen.

Achtung der Menschen- und Arbeitnehmerrechte

Der Vossloh Konzern ist bestrebt, in seinem unternehmerischen Handeln die international anerkannten Menschenrechte zu achten, und hat dies unter Punkt 10 („Schutz von Menschen- und Arbeitnehmerrechten“) im Vossloh Code of Conduct verbindlich für alle Mitarbeitenden kodifiziert. Der Code of Conduct ist auf der Unternehmenswebseite www.vossloh.com > „Investor Relations“ > „Corporate Governance“ > „ Compliance “ öffentlich zugänglich. Risiken, die aus Verstößen gegen Menschenrechte resultieren können, werden im Abschnitt „Nichtfinanzielle Risiken und Chancen“ auf Seite 71 erfasst.

Um das Risiko von Kinderarbeit zu minimieren, beschäftigt Vossloh generell keine Arbeitnehmer unter 14 beziehungsweise 15 Jahren (je nach gesetzlicher Festlegung in den einzelnen Ländern). Zudem liegt der Großteil der Produktionsstätten von Vossloh in Europa. Bei Mitarbeitenden unter 18 Jahren handelt es sich in der Regel um Auszubildende. Die für sie verantwortlichen Ausbilder stehen in der Pflicht, alle einschlägigen Gesetze und Vorschriften des Arbeitsrechts und Arbeitsschutzes einzuhalten. Für Hinweise auf ein mögliches Fehlverhalten steht die Whistleblower-Hotline zur Verfügung. Im Geschäftsjahr 2021 wurden keine Hinweise zu einer Verletzung von Menschenrechten gemeldet (2020: ebenfalls keine Hinweise).

Bedeutende Kooperationsverträge neueren Datums, beispielsweise Joint-Venture-Verträge, schließen in der Regel den Vossloh Code of Conduct und damit auch dessen Aussagen zu Menschenrechten als bindende Verhaltensrichtlinie ein. Gleiches gilt für die Verträge mit Intermediären (zum Beispiel Handelsvertreter und Distributoren).

Die verschiedenen Vossloh Gesellschaften unterziehen ihre Lieferanten und Intermediäre vor dem ersten Vertragsabschluss intensiven Eingangsprüfungen. Hier ergab sich bislang keine Veranlassung für Prüfungen auf die Einhaltung von Menschenrechten.

Die Beachtung der lokalen gesetzlichen Regelungen und Standards (beispielsweise Mindestlohn oder arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen) ist Bestandteil der Compliance-Verpflichtung. Europa- und Konzernbetriebsrat, Vorstand und Corporate Human Resources (HR) tauschen sich bei Vossloh regelmäßig aus, um den Informationsfluss sicherzustellen, Verbesserungsmöglichkeiten zu diskutieren sowie gemeinsam neue Themen aufzugreifen und in Projekten zu bearbeiten.

Datenschutz und Schutz der Privatsphäre

Der Schutz personenbezogener Daten ist Vossloh ein wichtiges Anliegen. Das Unternehmen hat im Einklang mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sein Datenschutzmanagementsystem überarbeitet und die Organisation den neuen rechtlichen Erfordernissen angepasst. Die geltende Datenschutzrichtlinie ist für alle Vossloh Gesellschaften und alle Mitarbeitenden weltweit verbindlich, auch außerhalb der Europäischen Union. Die Einhaltung der Vossloh Datenschutzrichtlinie wird durch bestellte Datenschutzbeauftragte und Datenschutzkoordinatoren sowie ein regelmäßig tagendes Datenschutzkomitee auf Ebene der Vossloh AG überwacht.