Compliance bei Vossloh

Vossloh versteht unter Compliance regelgetreues Verhalten im Einklang mit allen anwendbaren Gesetzen und unternehmensinternen Richtlinien. Als global tätiges Unternehmen trägt Vossloh mit seiner rund 135-jährigen Tradition gesellschaftliche Verantwortung gegenüber Kunden, Partnern, Mitarbeitern, Kapitalgebern und der Öffentlichkeit. Zu dieser gesellschaftlichen Verantwortung gehört, dass Vossloh und alle Vossloh-Mitarbeiter sich jederzeit und überall bei ihrer Tätigkeit für das Unternehmen an geltende Gesetze halten, ethische Grundwerte respektieren und vorbildlich handeln.

Der Vorstand der Vossloh AG hat diese Grundsätze unmissverständlich in seinem Compliance Commitment zusammengefasst, in welchem es unter anderem heißt: „Die Einhaltung von Recht und Gesetz hat absoluten Vorrang vor dem Abschluss eines Geschäfts oder dem Erreichen interner Zielvorgaben. Eher verzichten wir auf einen Auftrag, als Gesetze zu verletzen. Verstöße gegen Gesetze und unsere internen Richtlinien werden nicht toleriert und führen zu Sanktionen (Zero Tolerance).“

Der Vorstand der Vossloh AG hat für den Vossloh-Konzern ein Compliance Management System eingerichtet. Das Vossloh Compliance Management System ist darauf ausgerichtet, Risiken für Compliance Verstöße zu erkennen und diese Risiken durch geeignete Maßnahmen zu minimieren, um damit Schäden und Haftungsrisiken von Vossloh und den Unternehmensangehörigen abzuwenden. Einen besonderen Schwerpunkt bilden die Korruptionsprävention und die strikte Beachtung wettbewerbsrechtlicher Vorschriften.

Basis des Vossloh-Compliance-Management-Systems ist seit 2007 der Vossloh Code of Conduct (Verhaltenskodex), der die Werte Integrität und integres Geschäftsgebaren konkretisiert und präzisiert und der für den gesamten Konzern und alle Unternehmensangehörigen verbindlich ist. Der Code of Conduct wurde 2016 umfassend überarbeitet und weiterentwickelt. Zusammen mit den gleichermaßen konzernweit geltenden, ebenfalls 2016 überarbeiteten Compliance-Richtlinien steht allen Mitarbeitern damit ein Regelwerk zur Verfügung, das eine Richtschnur für die tägliche Arbeit bietet und dabei hilft, rechtmäßige und richtige Entscheidungen zu treffen. Das Compliance-Regelwerk liegt in den wesentlichen Konzernsprachen vor und wurde weltweit an alle Mitarbeiter im Vossloh-Konzern verteilt. Auf Basis eines Compliance-Schulungskonzepts werden sämtliche Mitarbeiter regelmäßig zielgruppengerecht zu Compliance-Fragen geschult. Vossloh hat zudem für alle Mitarbeiter mit Computerarbeitsplatz ein Compliance-E-Learning-Programm eingerichtet.

Zur Umsetzung und Überwachung der Compliance hat der Vorstand eine Compliance-Organisation eingerichtet und deren Aufbau, die Zuständigkeiten und Aufgaben der einzelnen Compliance-Funktionen sowie ihre Berichtswege in einer „Geschäftsordnung Compliance“ festgelegt. Die Vossloh-Compliance-Organisation besteht aus dem Chief Compliance Officer (unterstützt durch ein Compliance-Office) und dem Group Compliance Committee auf Ebene der Vossloh AG, Compliance Officern und Compliance Committees in den Geschäftsfeldern sowie Local Compliance Officern in den operativen Gesellschaften. Der Chief Compliance Officer berichtet regelmäßig an Vorstand und Aufsichtsrat.

Zur Aufdeckung möglicher Compliance Verstöße hat Vossloh zusammen mit einer internationalen Rechtsanwaltskanzlei eine Whistleblower-Hotline eingerichtet. Über die Whistleblower-Hotline haben Unternehmensangehörige sowie externe Hinweisgeber die Möglichkeit, einem unabhängigen außenstehenden Ansprechpartner (Ombudsperson) Hinweise auf ein mögliches Fehlverhalten zu geben. Die Whistleblower-Hotline ist derzeit für 24 Länder verfügbar, so dass die wesentlichen Regionen und die im Vossloh-Konzern gesprochenen Sprachen weitgehend abgedeckt werden. Der Chief Compliance Officer geht jedem Hinweis nach und veranlasst gegebenenfalls erforderliche Maßnahmen. Dasselbe gilt für Hinweise, die Mitarbeiter über interne Meldewege mitteilen können; unter anderem können sie sich direkt an das Compliance-Office von Vossloh wenden.

Der Chief Compliance Officer und das Group Compliance Committee prüfen laufend die konzernweite Wirksamkeit des Compliance-Management-Systems. Im Geschäftsjahr 2017 wurde das Compliance-Management-System des Vossloh-Konzerns durch die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft einer umfassenden Überprüfung nach dem Prüfungsstandard 980 des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW PS 980), bezogen auf die Teilbereiche Kartellrecht und Korruptionsbekämpfung, unterzogen. Die Prüfung wurde als Wirksamkeitsprüfung durchgeführt und im Februar 2018 abgeschlossen. KPMG hat bestätigt, dass das Compliance-Management-System des Vossloh-Konzerns angemessen implementiert ist und im Betrachtungszeitraum wirksam war.

Darüber hinaus nimmt das Group Compliance Committee, zumeist mit Unterstützung von externen Wirtschaftsprüfern, regelmäßig anlassunabhängige Audits vor, um die Wirksamkeit des Compliance Management Systems in den Konzerngesellschaften zu überprüfen und neue oder veränderte Risiken sowie etwaige Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Wenn Sie Fragen, Anregungen oder Hinweise zum Vossloh Compliance Management System haben, wenden Sie sich bitte an das Compliance Office der Vossloh AG:

Telefon: +49 (0)2392 / 52-723
Email: compliance@vossloh.com